Organizzazione di eventi: cosa fa un event planner?
Nell’ambito della pianificazione degli eventi si sente spesso parlare dell’event planner. In cosa consiste questa figura? Di cosa si occupa e perché può essere davvero molto utile ingaggiare uno? Ecco tutto quello che c’è da sapere.
Event Planner: chi è?
L’event planner è un professionista che si occupa della progettazione e dell’organizzazione di qualsiasi genere di evento, quali spettacoli, sagre, fiere aziendali, concerti, festival, anniversari, ricorrenze, party privati, matrimoni ecc. Questa figura provvederà a curare tutti gli aspetti della celebrazione, mettendo a punto spunti creativi e coordinando al meglio le attività connesse, in modo da assicurare il successo dell’evento e che tutto prosegua nel migliore dei modi.
Analizzando le esigenze e le richieste dei committenti, l’event planner provvederà a trovare la location più adeguata, a concordare i tempi e le risorse disponibili, per fare in modo di coinvolgere il pubblico anche dal punto di vista emotivo. Pertanto curerà ogni dettaglio, la logistica, i noleggi, il parcheggio, il piano di emergenza ecc, tutto nel rispetto dei limiti di budget prefissati.
In base al tipo di evento da organizzare l’event planner si occuperà anche di studiare le migliori campagne promozionali e le attività di marketing utili per rilanciare l’immagine aziendale, far conoscere un nuovo bene e/o servizio, rafforzando così la fiducia dei clienti già acquisiti e aumentando il numero di quelli nuovi.
Un event planner è un soggetto sempre pronto a nuove sfide, in grado di fronteggiare e risolvere prontamente ogni possibile imprevisto. A fine evento stilerà anche un’analisi sui risultati conseguiti, specie in termini economici, di partecipazione e di gradimento da parte del pubblico.
Ecco alcune delle principali attività che vengono portate a termine da un event planner esperto:
- definizione del tema, del modo in cui si svolgerà l’evento e del numero dei partecipanti
- elaborazione del concept
- pianificazione delle varie fasi
- ricerca dei fornitori per i prodotti e i servizi che si rendono necessari
- organizzazione del lavoro dei vari collaboratori
- gestione dell’allestimento con eventuali decorazioni, addobbi, ospiti, artisti ecc.
- programmazione della campagna di promozione e comunicazione
- controllo e supervisionare durante l’evento
- monitoraggio e valutazione dei risultati conseguiti
Perché assumere un organizzatore di eventi?
L’organizzazione di ogni evento non può essere lasciata al caso e richiede una certa esperienza. Fare tutto da soli non è sempre una buona idea, anzi. Una festa pianificata male non solo genera malcontento fra i partecipanti, ma potrebbe ledere l’immagine e il buon nome aziendali, con ripercussioni negative nel breve e lungo termine.
Un event planner ha una mente allenata per garantire il meglio, trovare soluzioni concretamente attuabili e in linea con le necessità dei committenti. I servizi che offre sono davvero molti, personalizzabili e grazie alla rete di collaboratori e fornitori di cui si avvale riesce ad assicurare prezzi di favore.
Provvederà a garantire soluzioni di continuità dal tema alla grafica dell’evento, fino alla campagna promozionale, garantendo così un risultato molto professionale, con conseguente risparmio di tempo per il committente, il quale potrà dedicarsi ad altre attività. Insomma un event planner aggiunge quel necessario tocco di prestigio per rendere ogni evento unico, irripetibile e da ricordare positivamente nel tempo.
L’organizzazione eventi tramite una figura qualificata come l’event planner si traduce in un investimento intelligente per concretizzare le proprie idee e stupire i propri ospiti con soluzioni memorabili.
