Come conservare la fattura elettronica: l’ordine è la chiave del successo
Potresti essere una persona che non bada all’organizzazione di molti aspetti nella propria vita, ma se gestisci un’azienda, è il momento di prendere delle buone abitudini. Forse, l’affermazione ”solo le attività organizzate sono produttive” può esserti d’aiuto per sforzarti un po’.
Gran parte degli imprenditori vede le pratiche burocratiche come attività secondarie e fare i conti può causare grandi mal di testa. Ecco perché, soprattutto per le piccole-medio imprese è fondamentale avere un buon piano per sapere come gestire e come conservare la fattura elettronica e tenerle in ordine.
Ci sono tanti metodi per organizzare le fatture, ma a prescindere da quello che si sceglie, la contabilità dell’azienda ne trae un grande vantaggio.
- Mantenere i processi aggiornati.
Ci sono programmi per la gestione dei dati e sistemi di archiviazione di file, semplici da usare e che fanno magie con l’archiviazione delle fatture. L’aspetto più importante però è mantenere questo processo sempre aggiornato e non tralasciare nessuna informazione al caso. Più completo e preciso è l’inserimento dei dati e meno si rischia di perdere denaro.
Gli aspetti da curare maggiormente sono ovviamente le informazioni della fattura: nome, indirizzo, ecc. È bene anche ricontrollare i dati inseriti per evitare errori e dopo aver confermato il tutto, si può inviare la fattura al cliente per il pagamento o il rimborso.
Il processo di archiviazione deve essere trasmesso ogni giorno, in modo da non creare accumulo di lavoro e dati.
Assicurarsi che i fondi per la fattura non siano stati già raccolti e che questi vengano mantenuti disponibili per la riscossione immediata.
Una buona abitudine da adottare sempre è la pulizia dell’archiviazione delle fatture elettroniche. Questo comportamento deve essere impartito a tutto il personale che si occupa della fatturazione. La scarsa cura della gestione delle fatture elettroniche comporta la perdita di migliaia di euro.
L’archiviazione tempestiva e la riscossione immediata delle fatture, permettono di risparmiare tempo e denaro, sia per l’impresa che per il cliente.
- Ordine cronologico dei file.
Crea delle cartelle separate per anni e mesi. La vecchia scuole del ”matti tutto qui dentro” non paga, non solo in termini di tempo, ma soprattutto in termini di denaro. Digitalizzare e organizzare è la chiave del successo. - Organizza le fatture elettroniche con fogli di calcolo.
I fogli di calcolo si rivelano molto utili per l’organizzazione delle fatture elettroniche. I vantaggi organizzativi sono tanti: organizzazione mensile, settimanale, bisettimanale e altro. - Organizzare le fatture elettroniche in registri.
Prendi in considerazione l’utilizzo di registri elettronici. Oltre a conservare una copia cartacea delle fatture in un registro fisico, la fattura elettronica va sempre mantenuta anche in formato elettronico. La totale digitalizzazione non è sempre un bene e la copia fisica salva ancora molte situazioni difficili. - Utilizza un software di fatturazione.
L’uso del software di fatturazione dà una certa sicurezza su eventuali problemi con i conti e assicura che gli add-up del mese, con tanto di punti decimali, siano sempre nel posto giusto.
Il rischio che la tassa non caricata correttamente esca direttamente dalle tue tasche è il punto principale da evitare e grazie a un software gestionale, la tua vita aziendale e finanziaria diventa più facile. Ricorda che non è sempre sicuro al 100%, quindi devi sempre fare metterci del tuo.
- Usa l’archiviazione Cloud.
Se non li usi già, comincia a fare uso di strumenti in Cloud per condividere, salvare e offrire a clienti e dipendenti, la possibilità di consultare le fatture elettroniche sempre e ovunque, risparmiando tempo prezioso per la tua impresa.
